La dématérialisation des fiches de paie est devenue une pratique très courante depuis quelques mois et elle devrait s’intensifier. Elle est particulièrement utile pour les agences d’intérim, le secteur événementiel ou encore les traiteurs et pour tous les contrats courts. Vous profitez d’un véritable gain de temps et de fortes économies. Par contre, il y a un cadre réglementaire précis à ne pas négliger.
Coffreo propose la solution la plus simple
Si vous avez besoin d’une fiche de paie dématérialisée, faites appel à ce professionnel. Elle est adaptée aux secteurs avec une gestion massive de contrats courts, notamment l’intérim ou encore le monde de la sécurité. Parmi les avantages, nous pouvons lister l’automatisation avec le dépôt, le scellement et la distribution automatique.
Vous profitez aussi d’intégrations avec des logiciels métiers, notamment Comète ou encore AD Conseils. La réduction du temps de traitement est drastique et vous éliminez aussi les tâches fastidieuses comme l’impression, la mise sous pli ou l’affranchissement. De plus, un espace salarié sécurisé et accessible 24 heures sur 24 a été mis en place.
Plusieurs points forts sont aussi au rendez-vous comme le respect du RGPD, les normes eIDAS ou encore la certification AFNOR pour l’archivage. Vous avez une conservation jusqu’aux 75 ans du salarié.
Quel est le cadre réglementaire pour la fiche de paie dématérialisée ?
Notez que le 13 mai 2009, une reconnaissance juridique dématérialisée a été faite avec les articles L3243-2 et L3243-4. Toutefois, il existe des obligations légales à ne pas négliger.
- Il faut informer les salariés qui peuvent s’opposer et demander le format papier.
- Prévoyez un délai de 3 mois pour passer au papier s’il y a un refus.
- Une conservation obligatoire est à prévoir, elle est de 5 ans minimum (employeur), 50 ans ou jusqu’à 75 ans (salarié)
- Vous devez aussi garantir l’intégrité et l’authenticité des données
- N’oubliez pas de respecter le RGPD pour la confidentialité
Du côté des mentions obligatoires, elles sont similaires à celles observées pour le format papier. Il faut noter les informations en lien avec l’employeur et le salarié, n’oubliez pas les composantes de la rémunération ainsi que les charges sociales.
Quels sont les bénéfices offerts par la fiche de paie dématérialisée ?
Sachez que les économies ne sont pas négligeables, vous limitez le plus possible l’impression ou encore l’affranchissement et vous ne faites pas appel à un partenaire externe. Le gain de place est conséquent puisque vous supprimez le stockage papier.
Bien sûr, les erreurs sont réduites grâce à l’automatisation et les vérifications sont intégrées. Une amélioration de l’expérience du collaborateur est très élevée.
Aujourd’hui, la dématérialisation de la fiche de paie n’est plus une option, mais vraiment une nécessité. Des solutions comme celles proposées par Coffreo facilitent grandement la conformité réglementaire. Si vous êtes Freelance ou PDG d’une entreprise, vous savez à quel point les formalités de ce genre peuvent demander un temps considérable pour le traitement notamment au niveau papier.
De ce fait, il est largement recommandé de passer à la version dématérialisée qui sera encore plus importante dans les prochaines années.